Статьи

6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года: образцы заполнения (новая форма)

Опубликовано: 29.08.2018

Отчет по форме 6-НДФЛ вызывает массу вопросов у главных бухгалтеров из квартала в квартал. А с отчетности за 1 квартал налоговики ввели новую форму. Смотрите наглядный образец заполнения 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года и инструкцию по заполнению с примерами.

6-НДФЛ за 1 квартал 2018: новая форма

Отчетность по НДФЛ за 1 квартал 2018 года надо сдать по новой форме. Бланк ФНС утвердила приказом от 17.01.18 № ММВ-7-11/18@. Документ вступил в силу 25 марта. Скачать новую форму 6-НДФЛ можно по ссылке ниже.

Новая форма 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года

Налоговый агент, который выплатил доходы 24 физлицам или меньше, вправе выбирать, как сдать расчет: на бумаге или по электронке. Если доходы получили 25 физлиц и более, то отчет можно сдать только по электронке (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Компания сдает расчет в инспекцию по месту регистрации. Но есть исключения:

крупнейшие компании сдают 6-НДФЛ и в инспекцию по месту учета головного офиса и подразделений (письмо ФНС от 19.12.16 № БС-4-11/24349@); организация с подразделениями сдает отчет за сотрудников подразделений по месту их учета, а работников головного офиса - в налоговую по месту учета компании.

Предприниматели сдают расчет в инспекцию по месту жительства. Если они некоторые виды деятельности перевели на вмененку или патент, то за сотрудников на спецрежиме необходимо сдавать расчет по месту ведения бизнеса (п. 2 ст. 230 НК).

Если компания переехала, то в новую инспекцию она должна сдать два расчета 6-НДФЛ - со старым и новым ОКТМО (письмо ФНС России от 27.12.16 № БС-4-11/25114). После переезда новая инспекция поставит компанию на учет и откроет две карточки расчетов по НДФЛ - с ОКТМО по старому и новому месту учета. Поэтому если сдать отчет с одним ОКТМО, то инспекторы доначислят налог.

Отчет состоит из титульного листа и двух разделов. Инструкция заполнения 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года с примерами поможет заполнить бланк (см. ниже). Читайте также: 6 ндфл за 2 квартал 2018 года образец заполнения .

Материалы по заполнению 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года

Ольга Петровна Столова, заместитель начальника отдела УФНС по г. Москве рассказала, как подготовить отчетность без ошибок.

6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года: образец заполнения

Образец заполнения 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года

Заполнение 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года: титульный лист

Сверху запишите ИНН налогового агента - компании или предпринимателя. Продублируйте эти данные на остальных листах. ИНН начинайте записывать с первой ячейки. У организации в последних двух ячейках будут стоять прочерки.

Если компания сдает первичный отчет, то номер корректировки - "000". Если агент уточняет расчет первый раз, то номер будет "001" и т. д.

В новом бланке с поправками из приказа № ММВ-7-11/18@ титульный лист дополнили двумя новыми полями: "Форма реорганизации (ликвидации)" и "ИНН/КПП реорганизованной организации". Эти поля не для всех. Их заполняют только правопреемники реорганизованной компании. Остальным налоговым агентам поля надо оставить пустыми.

В поле «Форма реорганизации» правопреемнику необходимо ставить код. Шесть кодов формы реорганизации есть в приложении № 4 к приказу № ММВ-7-11/450@ (в ред. приказа № ММВ-7-11/18@). Например, при ликвидации берите код 0, а при слиянии организаций - 2.

Правопреемник также заполняет ИНН и КПП компании, которая реорганизовалась.

Все компании ставят код периода представления. Он зависит от того, за какой период компания сдает отчет:

21 - 1 квартал (2018); 32 - полугодие; 33 - 9 месяцев; 34 - год.

В поле "Налоговый период" поставьте год, за который компания сдает отчет. Например, "2018".

Запишите код налогового органа. Уточнить его можно на сайте ФНС с помощью бесплатного сервиса "Адрес и платежные реквизиты вашей инспекции".

Код по месту нахождения может быть следующим (приложение 2 к порядку, утв. приказом № ММВ-7-11/450@):

Наименование Код в расчете за 1 квартал 2018 года

По месту жительства индивидуального предпринимателя	120
По месту жительства члена (главы) крестьянского (фермерского) хозяйства	124
По месту жительства адвоката	125
По месту жительства нотариуса	126
По месту учета российской организации, которая не относится к крупнейшим	214
По месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика	213
По месту нахождения правопреемника, который не относится к крупнейшим	215
По месту учета правопреемника – крупнейшего налогоплательщика	216
По месту нахождения обособленного подразделения российской организации	220
По месту ведения деятельности индивидуального предпринимателя	320
По месту нахождения обособленного подразделения иностранной организации в РФ	335

В следующих четырех строчках запишите сокращенное название налогового агента. Если краткого названия нет, то пишите полное.

Поставьте код ОКТМО и номер контактного телефона. Стоит записать номер бухгалтерии или главбуха.

Количество страниц и подтверждающих документов запишите после того, как заполните отчет. Например, отразите "--2" страницы.

Затем заполните часть «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящем расчете, подтверждаю». Если расчет сдает сама компания, то поставьте я впервой ячейке 1. Если вы сдаете отчет через представителя, то поставьте 2.

Достоверность сведений в 6-НДФЛ теперь могут подтвердить правопреемники. Они ставят те же коды, что и остальные налоговые агенты.

Директор или представитель должны расписаться и поставить дату заполнения расчета.

Заполнение 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года: раздел 1

В разделе 1 компании пишут общие суммы доходов, налога и вычетов за отчетный период. Раздел 1 заполняют нарастающим итогом с начала года (письмо ФНС России от 18.02.16 № БС-3-11/650@).

Все числовые значения начинайте писать с первой ячейки. Если остается место, то после цифры ставьте прочерки. Если требуется записать целые рубли, то в ячейках с копейками надо также поставить прочерки.

В строке 010 запишите ставку налога. Компания может удерживать НДФЛ по разным ставкам. Например, 13 и 30 процентов. В таком случае заполните отдельные строки 010-050 для каждой ставки.

Зарплата и дивиденды облагаются по одинаковой ставке 13 процентов. Но только ее устанавливают разные пункты статьи 224 НК. Не смотря на это зарплату и дивиденды можно отразить в одном блоке строк 010-050.

В строке 020 отразите доходы, дата выплаты которых выпала на расчетный период. Не показывайте в расчете выплаты, которые не облагаются налогом полностью. Например, материальную помощь при стихийных бедствиях (п. 8.3 ст. 217 НК).

Выплаты, которые частично облагаются налогом, покажите только в облагаемой части. Например, суточные в поездках по России освобождены от налога в размере 700 руб. (п. 3 ст. 217 НК). Если компания выплатила 1000 рублей суточных, то в строку 020 надо включить только 300 руб. (1000 - 700).

В строке 020 надо отразить все доходы, дата получения которых приходится на отчетный период. Доходы в строке 020 показывайте полностью, не уменьшая на вычеты и НДФЛ.

Дата получения дохода в 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года

Вид дохода Дата получения дохода

Зарплата (в том числе аванс)	Последний день месяца, за который начислена зарплата
Больничные	День выплаты
Суточные сверх лимита	Последний день месяца, в котором руководитель утвердил авансовый отчет
Отпускные	День выплаты
Материальная помощь	День выплаты
Дивиденды	День выплаты
Материальная выгода по займу	Последний день месяца, за который рассчитана материальная выгода
Выплаты по договору подряда	День выплаты
Выплаты при увольнении	День выплаты (последний рабочий день)

В строку 025 запишите только дивиденды, которые организация выдала в отчетном (расчетном) периоде. Эта строка расшифровывает строку 020. Не смотря на то, что акционерные общества не отражают дивиденды в 2-НДФЛ, в расчете 6-НДФЛ их надо показать.

В строке 030 запишите сумму налоговых вычетов по доходам из строки 020: стандартные, социальные, имущественные и профессиональные (если их предоставляет организация). Имущественный вычет отразите в 6-НДФЛ за период, в котором сотрудник принес уведомление из инспекции. Даже если сотрудник предоставил документ в середине года, расчет за предыдущие кварталы не уточняйте (письмо ФНС от 12.04.17 № БС-4-11/6925@).

В строке 040 запишите сумму исчисленного НДФЛ по ставке налога из строки 010. В идеале должно выполняться равенство:

Строка 040 = (Строка 020 - Строка 030) × Строка 010

Но соотношение выполняется не всегда. Возможна погрешность 1 руб. на каждого работника и на количество выплат. Допустимое расхождение считают по формуле:

Расхождение = Количество работников в строке 060 × 1 руб. × Количество строк 100.

Разница возникает из-за того, что исчисленный НДФЛ компания считает по каждому работнику и округляет до целых рублей. Затем налог по каждому работнику складывают и отражают итог в строке 040. Если умножить всю базу на ставку, то результат может отличаться на несколько рублей от суммы налога в строке 040.

Не подгоняйте показатели вручную, иначе по итогам года суммы налога в 6-НДФЛ не сойдутся с данными в справках 2-НДФЛ.

Инспекторы не будут требовать пояснения, если расхождение в расчете компании в пределах допустимой разницы. Если расхождение больше допустимого, возможна ошибка. Это может означать, что компания занизила налог или удержала лишнее. Тогда потребуется пояснить расхождения или уточнить 6-НДФЛ.

В строке 045 запишите НДФЛ, который компания исчислила с дивидендов.

Строку 050 надо заполнять, если компания уменьшала НДФЛ с доходов иностранца на авансы, которые он перечислил за патент. То есть ее заполняют организации, у которых трудятся иностранцы с патентом. Сумма в строке не может превышать общую величину исчисленного налога (письмо ФНС от 10.03.16 № БС-4-11/3852).

Блок со строками 060-090 надо заполнить только один раз, даже если компания облагала доходы по разным ставкам. В этих строках запишите общие показатели по всем выплатам. По правилам заполнения блок строк 060-090 должен быть на первой странице расчета (п. 3.2 приложения 2 к приказу ФНС России от 14.10.15 № ММВ-7-11/450@).

В строке 060 запишите количество физлиц, которым компания платила облагаемые доходы. А вот сотрудницу, которая получала только ежемесячное пособие по уходу, считать не нужно. Если число в строке больше 24, отчет необходимо сдать по электронке.

В строке 070 запишите налог, который компания удержала в расчетном периоде. Если организация начислила доход в одном периоде, а выплатила только в следующем, то доход и налог все равно потребуется показать в 6-НДФЛ за предыдущий период. Начисленный доход запишите с троку 020, исчисленный налог - в строку 040. Удержанный налог в строке 070 не отражайте (письмо ФНС от 29.11.16 № БС-4-11/22677@).

Если организация начислила доход в одном периоде, а выплатила только в следующем, НДФЛ с дохода все равно требуется показать в разделе 1. То есть в годовом 6-НДФЛ надо отразить НДФЛ с зарплаты за декабрь в строке 070.

Сумма удержанного налога в строке 070 может не совпадать с суммой исчисленного НДФЛ в строке 040. Такое возможно, когда исчисленный НДФЛ невозможно удержать до конца года или когда доход получен в одном квартале, а налог с него компания удержала в другом.

В строке 080 запишите налог, который компания не смогла удержать. При заполнении годовой 6-НДФЛ налоговый агент точно будет знать эту величину.

Если компания составляет промежуточный отчет, эту строку надо заполнить, только если до конца года компания точно не удержит налог с выплаты или натурального дохода. Если сотрудник получил натуральный доход, с которого компания сможет удержать налог в будущих месяцах, то не показывайте его как неудержанный.

В строке 090 запишите излишне удержанный налог, который компания вернула «физикам» в отчетном периоде.

Заполнение 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года: раздел 2

Раздел 2 состоит из нескольких блоков строк 100–140. В него вносят данные только за последний квартал - отчетный период. Иначе суммы задвоятся.

Чтобы заполнить раздел, нужно разбить все выплаченные доходы по датам. Кроме того, в разделе показывают суммы налога, даты удержания налога и сроки перечисления.

В разделе 2 выплаты, по которым совпадают даты получения дохода, удержания НДФЛ и сроки оплаты налога, объедините в один блок. Если хотя бы одна из дат не совпадает, покажите выплаты в разных блоках. Количество блоков в разделе 2 неограниченно.

В строке 100 отразите дату, когда работник фактически получил доход. Эту дату надо определить по НК РФ.

Как определить даты для раздела 2 расчета 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года

Выплата Дата получения дохода

(строка 100) Дата удержания

(строка 110) Дата перечисления

(строка 120)

Зарплата, премии и доплаты	Последний день месяца, за который начислена зарплата	День выдачи зарплаты за вторую половину месяца	День, следующий за выдачей зарплаты за вторую половину месяца
Отпускные и пособия по болезни	День выплаты отпускных и пособий	Последний день месяца, в котором работник получил деньги
Зарплата и компенсация отпускных при увольнении	День выплаты, обычно это последний рабочий день сотрудника в компании	День выплаты дохода	День, следующий за выплатой дохода
Сверхлимитные суточные	Последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет	День выплаты ближайшего денежного дохода, с которого можно удержать НДФЛ	День, следующий за выплатой дохода, с которого удержан НДФЛ
Материальная выгода от экономии на процентах	Последний день каждого месяца, в котором действует договор займа
Доходы в натуральной форме	День передачи доходов в натуральной форме
Выплаты подрядчику	День выплаты дохода	День, следующий за выплатой дохода

расчета дата получения дохода одна - последний день месяца, за который компания начислила зарплату. Неважно, на рабочий или выходной день выпадает эта дата - все равно запишите последнее число.

В строке 110 покажите дату, когда компания удержала налог с доходов физлица. По кодексу это день, когда компания выдала «физику» деньги из кассы или перечислила на счет в банке (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Налог с доходов в натуральной форме или материальной выгоды компания удерживает с ближайшей зарплаты. В таком случае запишите в строке 110 день, когда выдали зарплату, с которой удержали налог.

В строке 120 запишите крайний срок перечисления налога. При заполнении этой строки надо учитывать рабочие и выходные дни. В строке 120 должны стоять только рабочие дни. При этом день, когда фактически компания перечислила в бюджет налог, значения не имеет. Его вообще не надо показывать в 6-НДФЛ. Сведения о дате уплаты и так будут у налоговиков.

В строке 130 запишите выданные доходы в рублях и копейках. Сумма строк 130 раздела 2 не должна совпадать со значением в строке 020 в разделе 1.

Расскажем, как правильно заполнить 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года на примерах.

Читайте также:

6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года: инструкция заполнения с примерами

Как отразить переходящие выплаты в отчете

У компаний часто возникают вопросы по переходящим выплатам. Рассмотрим, как заполнить расчет в пяти неясных ситуациях.

Пример 1 заполнения 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года: зарплата начислена в декабре, а выплачена в январе

Выплаченную в январе декабрьскую зарплату покажите в разделе 2 отчета за текущий период. Также запишите НДФЛ с нее в строку 070 (письмо ФНС от 29.11.16 № БС-4-11/22677@).

Как правильно заполнить 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года

Пример 2 заполнения 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года: зарплата за декабрь выдана в декабре, а налог перечислен в январе

В разделе 2 отразите выплату в отчете за 1 квартал следующего года. Ведь в разделе 2 надо отражать только доходы, крайний срок уплаты которых выпадает на последние три месяца отчетного периода (п. 3 письма ФНС от 21.07.17 № БС-4-11/14329@)

Для 6-НДФЛ неважно, когда компания фактически перечислила налог в бюджет.

Пример 3 заполнения 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года: отпускные выплачены в последний рабочий день декабря, но сотрудник идет в отпуск в январе

Дата получения дохода для отпускных - день выплаты. В этот же день нужно удержать налог. А вот заплатить НДФЛ с отпускных можно не позднее последнего дня декабря. В 2017 году 31 декабря выпало на выходной и крайний срок уплаты перешел на 9 января. Поэтому независимо от того, в какой день декабря компания выдаст отпускные, их нужно отразить только в разделе 1 расчета за год. Раздел 2 заполняйте в отчетности за 1 квартал 2018 года.

Пример 4 заполнения 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года: 4. в январе выдана премия за декабрь

Дата получения премии за месяц - последний день месяца, за который ее начислили. В отчете ее отражайте так же, как и зарплату за декабрь. То есть в 6-НДФЛ за предыдущий год надо было отразить премию в разделе 1: данные в строки 020, 040. Данные о премии не надо вносить в строки 070 и 080.

Раздел 2 по премии заполните в 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года. Также запишите НДФЛ с нее в строку 070.

Пример 5 заполнения 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года: в январе выплачена премия по итогам работы за прошлый год

Дата получения дохода в виде годовой премии - день ее выплаты (письмо ФНС от 26.10.17 № ГД-4-11/217685). При этом перечислить налог необходимо не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Такую премию покажите в расчете за 1 квартал периода, в котором сотрудники получили деньги. В строке 100 и 110 запишите день выплаты, в строке 120 - следующий рабочий день.

Ольга Петровна Столова, заместитель начальника отдела УФНС по г. Москве рассказала, как подготовить отчетность без ошибок. Смотрите видео по заполнению 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года: